Ajouter, mettre à jour et retirer des propriétés

Gardez les dossiers de l'organisation émettrice et vos abonnements Payreq alignés chaque fois que votre responsabilité de gestion change. Ce sont les dossiers de l'organisation qui comptent le plus : dans bien des cas, ce sont eux qui créent et retirent vos abonnements.

Commencer à gérer une propriété

1. Informez la municipalité, le service public ou une autre organisation émettrice que vous êtes l'agent de gestion autorisé, et remplissez le formulaire requis ou communiquez avec l'équipe concernée.
2. Attendez la confirmation si l'organisation doit d'abord mettre à jour ses dossiers.
3. Dans Payreq, ouvrez Abonnements et sélectionnez S'abonner.
4. Sélectionnez le service et l'option de livraison Payreq Group.
5. Entrez les renseignements de la propriété ou du compte exactement comme l'organisation les détient, acceptez les conditions et soumettez la demande.

Si l'option de s'abonner ne vous est pas offerte, l'organisation maintient vos abonnements à partir de ses propres dossiers. Informez-la plutôt, et l'abonnement apparaîtra à sa prochaine mise à jour. Consultez Abonner des propriétés et des comptes à un service.

Cesser de gérer une propriété

1. Informez d'abord l'organisation émettrice. C'est cette étape qui vous retire réellement.
2. Dans Payreq, ouvrez l'abonnement concerné et trouvez la propriété ou le compte.
3. Sélectionnez Se désabonner et confirmez le changement.

Retirer l'abonnement dans Payreq sans en informer l'organisation ne suffit pas. Si ses dossiers vous associent encore à cette propriété, l'abonnement est recréé à la prochaine mise à jour de ses dossiers, et les documents recommencent à arriver.

Payreq n'offre pas de moyen de retirer des propriétés en lot. Si vous en cédez un grand nombre à la fois, informez l'organisation émettrice, et consultez Transférer des abonnements vers un autre compte Payreq Group si un portefeuille entier change de mains.

Si un document arrive pour une propriété que vous ne gérez plus

Ouvrez la facture et sélectionnez Retourner à l'expéditeur à côté de Vous ne possédez ou ne gérez plus cette propriété? Cette action n'apparaît que sur les factures Payreq Group admissibles. Elle a deux effets :

• elle retire l'abonnement; et
• elle indique dans le système de l'organisation émettrice que vous avez signalé que ce document ne vous appartient pas.

Cet indicateur demeure sur le document en permanence, même si l'abonnement est recréé plus tard par ses dossiers. C'est le signal le plus clair dont vous disposez dans Payreq; utilisez-le donc plutôt que de simplement supprimer ou ignorer le document.

Retourner à l'expéditeur ne comprend pas d'adresse de réacheminement; cette action n'indique donc pas à l'organisation qui devrait recevoir le document à la place. Communiquez tout de même avec elle en lui fournissant les coordonnées du propriétaire si vous les avez et êtes autorisé à les transmettre.

Lorsqu'une propriété est archivée dans un logiciel connecté

Si vous utilisez un système de gestion immobilière connecté, l'archivage d'une propriété dans ce système peut déclencher un changement dans l'abonnement Payreq. Lorsque les dossiers de l'organisation émettrice vous associent encore à la même propriété, les deux systèmes peuvent être en désaccord, et l'abonnement peut être retiré puis recréé à répétition.

Si vous constatez des changements d'abonnement répétés ou des documents répétés pour une propriété que vous avez archivée, communiquez avec le soutien Payreq en indiquant la propriété et le numéro de compte, plutôt que d'essayer de corriger la situation en répétant l'action. La correction exige aussi une mise à jour des dossiers de l'organisation émettrice.

Guides connexes

• Abonner des propriétés et des comptes à un service
• Transférer des abonnements vers un autre compte Payreq Group