Bien démarrer avec Payreq Group

Payreq Group s'adresse aux organisations qui reçoivent des documents pour de nombreuses propriétés, comptes clients ou emplacements d'entreprise : gestionnaires de propriétés, équipes de comptabilité et toute autre personne qui traite des documents en grand volume. Payreq vous désigne comme un client de groupe.

Ce guide utilise le nom actuel Payreq Group. Certains écrans d'abonnement et de paramètres de compte utilisent encore l'ancienne appellation Payreq MyBills Agent. Ils désignent le même flux de livraison de groupe.

Ce que Payreq Group vous offre

Un Payreq Mailbox Payreq Group fonctionne différemment d'un Payreq Mailbox ordinaire. Il vous donne accès à :

• l'abonnement de nombreuses propriétés ou comptes à la fois, plutôt qu'un à la fois;
• la consultation et le téléchargement de documents en lot; et
• une préférence de téléchargement, afin qu'un fichier des documents récemment livrés vous parvienne automatiquement.

Ces outils dépendent du fait que votre Mailbox est configuré comme un Mailbox d'entreprise. S'il a été créé comme un Mailbox personnel ordinaire, vous ne verrez pas les options Payreq Group, et seul le soutien Payreq peut modifier le type. Communiquez avec nous plutôt que de créer un deuxième Mailbox.

Si vous avez besoin d'une livraison en lot d'une organisation et d'une livraison par courriel ordinaire d'une autre, vous avez besoin de deux Mailbox distincts. Les options de livraison offertes dépendent du type de Mailbox plutôt que d'être choisies pour chaque abonnement.

Configuration

1. Créez un compte Payreq à go.payreq.com, ou utilisez Ajouter un compte Payreq si vous êtes déjà connecté à Payreq.
2. Lorsqu'on vous demande Votre boîte Payreq Inbox est-elle destinée à une entreprise?, sélectionnez Oui et entrez les renseignements demandés.
3. Vérifiez l'adresse courriel utilisée pour le compte.
4. Invitez les autres membres de votre équipe qui ont besoin d'y accéder.

Si un Mailbox existant a été configuré comme personnel et que vous avez maintenant besoin des fonctionnalités Group, communiquez avec le soutien Payreq. Seul le soutien peut modifier le type d'un Mailbox existant.

Utilisez une adresse partagée pour le compte, et donnez à votre équipe ses propres identifiants

Créez le compte Payreq avec une adresse générique et commune à toute l'équipe, comme une adresse de comptabilité ou d'administration, plutôt que l'adresse individuelle d'une personne.

Cela compte plus qu'il n'y paraît. La personne qui télécharge les documents est souvent un membre du personnel administratif plutôt que le gestionnaire de propriété, et lorsque cette personne part sans transférer l'accès, un compte lié à son adresse personnelle se retrouve bloqué : personne d'autre ne peut ouvrir cette boîte pour effectuer une réinitialisation de mot de passe. Une adresse partagée vous protège justement contre cela.

Utilisez l'adresse partagée pour garder le compte récupérable, pas pour effectuer le travail quotidien. Ajoutez plutôt chaque personne qui abonne des propriétés, télécharge des documents ou modifie des paramètres comme son propre utilisateur nommé, avec uniquement l'accès dont elle a besoin. Cela conserve une trace de qui a fait quoi dans le compte, et le retrait de l'accès d'une personne qui quitte l'équipe ne touche ni le compte lui-même ni l'accès de quiconque d'autre. Consultez Ajouter et retirer des utilisateurs.

Les préférences de notification appartiennent à la personne qui les configure, et non au Mailbox, et elles s'appliquent à tous les Mailbox auxquels cette personne a accès : un utilisateur ne peut donc pas activer les notifications pour l'un et les désactiver pour l'autre. Assurez-vous qu'au moins un membre actif de votre équipe a activé les notifications pour les nouveaux documents, plutôt que de compter sur l'adresse partagée pour les recevoir. Consultez Gérer les notifications de compte.

Qui gère vos abonnements

C'est la partie que la plupart des nouveaux utilisateurs de Payreq Group ignorent, et elle change ce que vous pouvez faire dans Payreq.

Vous les gérez vous-même. Vous ajoutez et retirez des propriétés dans Payreq à mesure que votre portefeuille change.

L'organisation émettrice les gère pour vous. Certaines municipalités et certains services publics vous demandent de les autoriser à maintenir vos abonnements à partir de leurs propres dossiers clients. Une fois que vous acceptez cette autorisation, vos abonnements sont créés et retirés automatiquement chaque fois qu'ils mettent à jour leurs dossiers, et vous ne pouvez plus ajouter une propriété vous-même.

Selon ce deuxième modèle, vous pouvez tout de même retirer un abonnement et retourner un document qui vous a été envoyé par erreur, mais ce sont les dossiers de l'organisation qui déterminent le résultat. Si leurs dossiers vous associent encore à une propriété, l'abonnement revient à leur prochaine mise à jour.

Vous devez toujours en informer l'organisation

Peu importe le modèle applicable, l'autorisation ne signifie pas que l'organisation apprend d'elle-même les changements dans votre portefeuille. Lorsque vous prenez en charge ou cessez de gérer une propriété, informez-la, de la façon qu'elle exige. Certaines ont un formulaire officiel de notification d'agent de gestion. Si la vôtre n'en a pas, demandez ce qu'elle souhaite.

Si vous cessez de l'en informer, vos abonnements s'éloignent des propriétés que vous gérez réellement, et aucune des deux parties ne s'en aperçoit avant que des documents soient mal acheminés ou cessent d'arriver.

Commencer à recevoir des documents

1. Informez la municipalité, le service public ou une autre organisation que vous êtes autorisé à gérer la propriété ou le compte concerné, et remplissez son processus de changement d'adresse ou de désignation d'agent de gestion.
2. Dans Payreq, ouvrez Abonnements et sélectionnez S'abonner.
3. Recherchez le service et choisissez Payreq MyBills Agent, qui est le libellé d'interface actuel de l'option de livraison Payreq Group.
4. Entrez une propriété ou un compte, ou utilisez l'option de téléversement en lot lorsqu'elle est offerte.
5. Soumettez la demande et suivez les étapes de vérification requises.

L'organisation émettrice peut examiner la demande avant que les documents commencent à arriver. Consultez Abonner des propriétés et des comptes à un service.