Transférer des abonnements vers un autre compte Payreq Group

Les portefeuilles changent de mains. Un portefeuille de gestion locative est vendu, deux agences fusionnent, une entreprise change de nom, ou un client de groupe se retrouve avec plus de Mailbox qu'il n'en souhaite et doit les regrouper.

Payreq peut transférer des abonnements entre des comptes, mais tout ne se transfère pas, et rien de tout cela n'est libre-service. Communiquez avec le soutien Payreq avant de commencer.

Ce qui peut et ne peut pas être transféré

Les abonnements peuvent être transférés. Ils sont retirés de l'ancien Mailbox et créés dans le nouveau.

Les documents ne le peuvent pas. Tout ce qui a déjà été livré demeure dans le Mailbox où il a été livré. Il n'existe aucun moyen de le déplacer ou de le rendre visible depuis un autre compte.

Dans la plupart des cas, c'est le résultat approprié. Une agence entrante n'avait pas le droit de voir les avis livrés avant qu'elle prenne la relève. Cela ne devient un problème que si ces dossiers doivent encore être accessibles.

Pourquoi vous ne pouvez pas le faire vous-même

Vous pouvez abonner des propriétés en lot, mais il n'existe aucun moyen de les retirer en lot. Pour un portefeuille de taille importante, retirer les abonnements un à la fois n'est pas pratique, et demander à l'organisation émettrice de les retirer de son côté peut aussi retirer l'abonnement direct du propriétaire lui-même.

C'est pourquoi le soutien Payreq effectue cette opération avec vous plutôt que de la laisser comme une étape libre-service.

Quoi faire

1. Communiquez avec le soutien Payreq par le centre d'aide et décrivez le changement : le Mailbox source, le Mailbox de destination et les propriétés ou comptes concernés. Consultez Communiquer avec le soutien Payreq.
2. Informez chaque organisation émettrice. Les municipalités et les services publics tiennent leurs propres dossiers de qui est autorisé pour chaque propriété. Si leurs dossiers mentionnent encore l'ancien compte, des abonnements peuvent y être recréés après le transfert. C'est cette étape qui rend le transfert durable.
3. Décidez ce qu'il advient de l'ancien Mailbox. Voir ci-dessous.
4. Vérifiez le nouveau Mailbox une fois le transfert terminé : confirmez que les propriétés attendues sont présentes et actives, et que les documents commencent à arriver.

Conserver l'accès aux documents antérieurs

Si vous avez encore besoin des documents dans l'ancien Mailbox, gardez-le ouvert. Ne le fermez pas en vous attendant à ce que les documents suivent.

Le soutien Payreq peut le renommer pour qu'il soit évident de quoi il s'agit, par exemple en ajoutant le mot historique ou une mention semblable au nom affiché. Seul le soutien Payreq peut modifier le nom affiché d'un Mailbox; demandez-le donc dans le cadre de la même requête.

Documents émis avant la création de votre compte

Payreq ne conserve pas les avis émis avant que votre Mailbox soit abonné, et ne peut pas les fournir rétroactivement. Si vous avez besoin de documents antérieurs à votre prise en charge d'une propriété, demandez-les directement à la municipalité, au service public ou à une autre organisation émettrice.

Si l'ancien client de groupe a encore accès

Lorsqu'une propriété passe d'un client de groupe à un autre, l'accès de celui qui la quitte doit être retiré, en plus d'être accordé à celui qui la prend en charge. Ce sont deux actions distinctes, et la première est facile à oublier.

Si vous croyez qu'une autre entreprise a encore accès aux documents d'une propriété que vous gérez maintenant, informez-en l'organisation émettrice et communiquez avec le soutien Payreq.

Guides connexes

• Bien démarrer avec Payreq Group
• Ajouter, mettre à jour et retirer des propriétés
• Communiquer avec le soutien Payreq